Обработка, защита и хранение персональных данных работника – образец согласия при приеме на работу

Деятельность специалистов отдела кадров подразумевает собой постоянное взаимодействие с персональными данными сотрудников, работающих на предприятии.

Первым и основным этапом получения информации такого характера является оформление трудоустройства, во время которого работник предоставляет работодателю сведения указанного типа.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему - напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

+7 (499) 490-27-62 - Москва - ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 603-45-17 - Санкт-Петербург - ПОЗВОНИТЬ

+8 (800) 500-27-29 доб.849 - Другие регионы - ПОЗВОНИТЬ

Это быстро и бесплатно!



Для того чтобы их прием и хранение соответствовали трудовому законодательству РФ, важно соблюдать установленные правила и требования, о которых указано в ТК РФ и другой нормативной документации.

Что это такое по ТК РФ?



Подробная информация о персональных данных работника отражена в Трудовом Кодексе РФ и нескольких Федеральных законах. В частности, этой теме посвящена 85 статья ТК РФ, ФЗ № 149 и 152.

Персональные данные – это конфиденциальная информация о трудящемся, обрабатывать и разглашать которую работодатель без разрешения сотрудника не имеет права.

К личным данным специалиста относятся все сведения, полученные его руководителем.

Персональными данными является информация, касающаяся непосредственно самого трудоустраивающегося, информация о его личной жизни, а также членах его семьи.

Обработка при приеме на работу

Ранее уже было отмечено, что основной поток конфиденциальной информации о сотруднике работодатель получает в процессе оформления его трудоустройства. Какие документы предоставляет работник при устройстве?

Трудовым законодательством определен перечень сведений, которые в данном случае считаются персональными:

  • фото-2инициалы потенциального работника;
  • дата рождения;
  • адрес места проживания и/или прописки;
  • информация об образовании;
  • водительское удостоверение и сведения о личном авто;
  • информация о предыдущих местах трудоустройства (военная служба прямым образом включается в этот пункт);
  • данные паспорта – серия и номер документа, дата выдачи и учреждение, его выдавшее;
  • контактный телефон и адрес электронной почты;
  • СНИЛС;
  • ИНН;
  • медицинская карта или документальное подтверждение успешного прохождения соответствующего осмотра;
  • семейное положение – инициалы и дата рождения супруга/супруги, детей, а также место их работы.

При необходимости указанный список может быть сокращен или дополнен требующейся работодателю информацией. В процессе осуществления профессиональной деятельности персональные данные трудящегося могут дополняться и изменяться.

Руководство предприятия обязано обеспечить хранение полученных от работника сведений должным образом.

Следует учесть, что обработать и в дальнейшем использовать личные данные трудящегося работодатель может только при условии получения письменного согласия работника.

Неправомерное использование конфиденциальной информации о гражданах грозит руководству фирмы ответственностью.

Как написать согласие сотруднику?

Согласие на обработку личных данных гражданина – это документ, оформляемый в письменном виде трудоустраивающимся специалистом.

Документация указанного образца позволяет руководителю использовать, хранить и обрабатывать информацию о работнике.

фото-3Если трудящийся – несовершеннолетнее лицо, согласие оформляется его законными представителями.

Бумага оформляется в свободной форме или по образцу, специальной разработанном на предприятии.

Иногда ответственными специалистами, трудящимися в компании, разрабатывается форма, которую устраивающемуся на работу сотруднику необходимо лишь подписать.

В согласии должна присутствовать информация такого характера:

  • сведения о работодателе — ФИО главного руководителя, наименование и адрес компании;
  • паспортные данные сотрудника, оформляющего согласие;
  • цель, место и дата оформления бумаги;
  • срок действия документа;
  • список персональных данных, обработка которых разрешается согласно настоящему согласию;
  • технология отзыва согласия;
  • ссылка на законодательный акт, регламентирующий вопрос обработки персональных данных;
  • отметка о добровольности написания согласия;
  • дата написания документа;
  • подпись ответственных лиц – руководителя и работника.

ФЗ № 152 гласит, что при необходимости согласие трудящегося может быть отозвано. Для этого нужно составить соответствующее заявление. Максимальный срок рассмотрения просьбы об отзыве согласия работодателем – месяц.

Следует отметить, при наступлении таких обстоятельств руководством организации может быть принято решение о расторжении трудового договора с работником. Действия руководителя при этом будут считаться правомерными.

Скачать образец заявления



Скачать бланк согласия на обработку персональных данных от работника – образец.

Защита личных сведений работника — кратко

В 14 главе ТК РФ присутствует информация о требованиях, выдвигаемых по отношению к защите личных данных работника. Их соблюдение – непосредственная обязанность работодателя.

фото-4Согласно ТК РФ, при обработке и использовании персональных данных трудящегося должны быть учтены определенные правила. В частности, работодатель должен:

  • использовать персональные данные сотрудника только после получения его письменного согласия;
  • не разглашать данные сотрудника посторонним лицам;
  • уведомить лиц, взаимодействующих с персональными данными сотрудников о возможности их использования исключительно в рабочих целях;
  • допускать к данным работника только уполномоченных на это действие лиц;
  • передавать личные данные работника другим лицам с соблюдением правил ТК РФ и др.

В общих чертах можно сказать, что работодатель обязан обеспечить должное хранение персональных данных работников, а также соответствующим образом осуществлять их обработку и использование.

За нарушение установленных действующим законодательством норм руководитель может привлекаться к ответственности вышестоящими органами.

Согласно 90 статье ТК РФ, руководители, по вине которых были нарушены нормы использования персональных данных работников, могут быть привлечены к ответственности нескольких видов.

Наказание в каждом случае определяется индивидуально, в зависимости от особенности конкретной ситуации. Степень вины работодателя определяется в соответствии с правилами, отраженными в КоАП РФ и ТК РФ.

Нужно ли иметь на предприятии Положение?



Трудовым Кодексом и Федеральными Законами, действующими на территории РФ регламентировано, что работодатель обязан ознакомить трудящихся с информацией о персональных данных.

Из этого можно сделать вывод, что на предприятии обязательно должен быть разработан нормативный акт, в котором будут отражены сведения подобного характера.

Каждый работник должен быть ознакомлен с данным документом под роспись.

Следует учесть, законодательными нормами не установлено конкретного документа, с которым обязаны быть ознакомлены сотрудники. В качестве такового может выступать как Положение, так и другая бумага подобного характера.

Как хранить – сроки и условия хранения в организации

Прежде чем разобраться с правилами хранения персональных данных сотрудника необходимо отметить, что оно может осуществляться 2 способами – путем использования бумажного или электронного носителя.

Возможен вариант одновременного применения всех вариантов.

Персональные данные действующих сотрудников хранятся в отделе кадров или бухгалтерии.

Для их хранения в большинстве случаев выделяется специальный сейф.

Личные дела бывших работников передаются на хранение в архив. Для этого на предприятии должно быть оборудовано специальное помещение, ключи от которого должны находиться у руководителя отдела кадров или главного бухгалтера.

Продолжительность хранения персональных данных зависит от их характеристики. К примеру, различные справки, заявления и приказы, касающиеся работника, хранятся 5 лет.

Документы, в которых присутствует информация о доходе гражданина – 75 лет. В среднем персональные данные хранятся в компании от 50 до 75 лет.

Полезное видео

Разъяснение закона об обработке персональных данных и образец согласия сотрудника, можно узнать из данного видео:

Выводы

При трудоустройстве на работу сотрудник сообщает работодателю свои персональные данные. К таковым относится вся информация, касающаяся гражданина и членов его семьи.

Сведения о сотруднике являются конфиденциальными и не подлежат разглашению посторонним лицам.

Право на обработку и использование личных данных появляется у работодателя только после того, как он получает письменное согласие, оформленное сотрудником.

Руководитель обязан обеспечить должное хранение и защиту такой информации. В противном случае руководству может грозить привлечение к ответственности.


Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему - напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

+7 (499) 490-27-62 - Москва - ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 603-45-17 - Санкт-Петербург - ПОЗВОНИТЬ

+8 (800) 500-27-29 доб.849 - Другие регионы - ПОЗВОНИТЬ

Это быстро и бесплатно!

Оцените статью
Азбука трудового права
Добавить комментарий