Нужна ли внутренняя опись документов личного дела работника и как ее оформить – образец для скачивания

Личное дело работника представляет собой совокупность всех документов, в которых присутствует информация о трудящемся.

В большинстве случаев бумаги такого характера скрепляются и помещаются в отдельную папку.

Список документов, в нее входящих, на законодательном уровне не установлен.

Каждый работодатель вправе корректировать его удобным для него образом.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему - напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

8 (812) 309-52-81 доб. 768 - Санкт-Петербург - ПОЗВОНИТЬ
8 (800) 333-94-83 доб. 507 - Другие регионы - ПОЗВОНИТЬ
Это быстро и бесплатно!

Стандартный перечень бумаг, входящих в личное дело сотрудника, включает в себя следующие бумаги:

  • ксерокопии документов основного типа – паспорта, СНИЛСа;
  • документы, подтверждающие образование трудящегося;
  • различные заявление (о приеме на работу, о переводе на другую должность и т.п.);
  • бумаги, подтверждающие право на различные льготы;
  • похвальные листы, грамоты и т.п.;
  • копии приказов и других документов, в которых фигурирует информация о сотруднике.

Следует отметить, что, опись, в свою очередь – подразумевает собой процедуру фиксации количества документов, присутствующих в личном деле сотрудника.

Обязательна ли нужна?

Опись можно назвать достаточно информативной бумагой. В ней присутствуют данные о всех документах, предоставленным сотрудником руководству с начала его трудоустройства.

Бумаги, оформляемые в процессе работы, также отражаются в ней. Нужно ли обязательно ее включать в дело работника?

Потеря или порча документов из личного дела сотрудника возлагается на лицо, отвечающее за их сохранность.

Опись позволяет вести четкий учет попадающих в дело бумаг, именно поэтому характеризуется такой важностью.

В законодательных актах, действие которых распространяется на территории РФ, данных об обязанности работодателя оформлять описи личных дел работников нет.

Из этого можно прийти к выводу о том, что документация носит не обязательный, а рекомендованный характер. При этом важно обратить внимание на один нюанс.

Нужна ли внутренняя опись документов личного дела работника и как ее оформить – образец для скачиванияВыделяют личные дела, описи к которым оформлять необходимо в обязательном порядке. К таковым относят следующие папки с документами:

  • дела, попадающие в архив компании на продолжительное (более 10 лет) или постоянное хранение;
  • дела, по наименованию которых невозможно сделать вывод об их содержании.

Опись позволяет избежать вероятности возникновения спорных ситуаций, которые могут довести до суда.

В связи с этим специалисты рекомендуют не пренебрегать оформлением документа.

Читайте также: как оформить анкету для личного дела?

Что включает?

Чаще всего ответственность за оформление личных дела возлагается на специалистов отдела кадров. В ситуации с составлением описи обстоит аналогичным образом.

В компаниях с маленькой численностью трудящихся данным действием может заниматься секретарь или сам руководитель организации.

Важно, чтобы специалист обладал необходимыми навыками. Порядок ведения и оформления указанных бумаг должен устанавливаться локальным актом.

Опись оформляется в свободном виде, унифицированными бланками при ее оформлении пользоваться не нужно, потому как таких для нее разработано не было.

Технология заполнения может быть нескольких вариантов:

  • путем использования образца, разработанного специалистами компании;
  • путем постоянного использования свободного стиля написания.

В описи отражаются следующие данные:

  • наименование документа;
  • инициалы сотрудника, дело которого описывается;
  • номер дела;
  • таблица. В нее вносятся сведения о документах, входящих в состав личного дела. В идеале колонки таблица должна включать в себя такую информацию:
    • порядковый номер;
    • индекс (при наличии);
    • дата оформления;
    • наименование бумаги (полное или краткое);
    • Нужна ли внутренняя опись документов личного дела работника и как ее оформить – образец для скачиванияколичество и номера листов, присутствующих по конкретной бумаге в личном деле;
    • дата внесения документа в личное дело трудящегося;
    • примечания.
  • итоговое количество записей в описи;
  • итоговое количество листов;
  • лицо, ответственное за оформление – его должность, инициалы и подпись;
  • дата оформления документации.

Опись может быть составлена как от руки, так и напечатана на компьютере.

Главное, чтобы в ней присутствовала подпись ответственного лица.

При необходимости работник может обратиться к руководителю с просьбой предоставления ему копии описи. Отказать в данной просьбе работодатель не имеет права.

Нужно ли личные дела регистрировать в журнале — читать здесь.

Скачать образец

Скачать образец внутренней описи документов личного дела сотрудника – word.

Выводы

В самом начале трудоустройства сотрудник предоставляет работодателю пакет документов, который включается в личное дело. Лицо, ответственное за оформление личного дела должен сделать его документальную опись.

Документ указанного характера имеет рекомендованный характер и не обязателен к оформлению. При его составлении можно использовать чистый лист формата А4 или бланк компании.

Оформлением описи должен заниматься тот же специалист, который несет ответственность за хранение личных дел.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему - напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

8 (812) 309-52-81 доб. 768 - Санкт-Петербург - ПОЗВОНИТЬ
8 (800) 333-94-83 доб. 507 - Другие регионы - ПОЗВОНИТЬ
Это быстро и бесплатно!
Оцените статью
Азбука трудового права
Добавить комментарий