Правила формирование, ведения и хранения личного дела работника – состав, образец обложки

При трудоустройстве каждый работник предоставляет своему работодателю определенную информацию, подтвержденную рядом документов.

Такая информация необходима не только на этапе приема на работу, а и в течении всего времени выполнения работником своих производственных функций.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему - напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

+7 (499) 490-27-62 - Москва - ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 603-45-17 - Санкт-Петербург - ПОЗВОНИТЬ

+8 (800) 500-27-29 доб.849 - Другие регионы - ПОЗВОНИТЬ

Это быстро и бесплатно!



После заключения трудового соглашения вся предоставленная новым трудящимся документация должна передаваться ответственному работнику, который определяет ее в личное дело.

Несмотря на то, что закон требует наличия указанных дел исключительно для сотрудников, занятых на государственной службе, большинство работодателей предпочитают оформлять соответствующие папки с документами для каждой единицы штата работников, что в дальнейшем упрощает процесс составления характеристики на трудящегося, оценки его трудовых заслуг и пр.

Обязательно ли вести в организации при приеме на работу?



Ряд нормативно-правовых актов государственного значения закрепляет обязательство работодателей, отнесенных к сфере государственной и муниципальной службы, оформлять личные дела на своих работников.

Основные требования обусловлены Трудовым Кодексом России, ФЗ № 79 от 27 июля 2004 года и №152 от 27 июля 2006 года, ФЗ№ 125 от 22 октября 2004 года, Приказа Министерства культуры № 558 от 25 августа 2010 года и пр.

Работодатели, юридические организации которых отнесены к коммерческой (частной) сфере не обязуются оформлять представленные наборы документов на своих сотрудников, однако, на практике, личные дела заводятся и на трудящихся в частных структурах.

Представленное положение обуславливается удобством поиска и систематизации информации о конкретном работнике, в случае возникновения необходимости.

фото-2Личное дело представляет собой комплект определенной документации, перечень которой устанавливается либо законом (для государственных служащих), либо локальными актами предприятия (организации) – для компаний, отнесенных к частному сектору.

Также следует отметить, что юридические лица коммерческой направленности вправе вести досье только на отдельных работников или на лиц, занимающих определенные должности.

Из представленного набора документации легко составить портрет лица, на которого они оформлены, как работника.

На основании информации из личного дела составляется характеристика трудящегося, производится оценка его трудовых заслуг, принимается решение о назначении на ответственную должность и пр.

Юридические лица коммерческой собственности вправе самостоятельно принимать решение о необходимости ведения на каждого работника личного досье.

Такое решение в обязательном порядке оформляется приказом работодателя и внесением соответствующей информации в локальные акты предприятия.

Также в тексте приказа следует оформить распоряжение по назначению ответственного за ведение личных дел лица из числа работников отдела кадров (реже – бухгалтерии).

Предприятие несет ответственность за сохранность всех ведомостей из документации, которую работник передал для внесения в личное дело. Ответственным должностным лицом признается работник, который по факту занимался оформлением и хранением досье работников.

Если для государственной службы утвержден список документации, которую следует вкладывать в указанную папку, то частные предприятия самостоятельно определяют такой комплект документов.

Нужно ли вести журнал для учета и регистрации личных дел, читайте здесь.

Какие документы входят – перечень и состав



Выше указывалось, что перечень комплекта документов, из которых состоит личное дело сотрудника, определяется либо на уровне закона (для трудящихся в сфере государственного управления), либо нормативными актами локального характера (на предприятиях (в организациях), работа на которых не является муниципальной или государственной службой).

Как правило, в личное дело включается вся документация, запрашивая от работника в момент трудоустройства, а также ряд других официальных бумаг.

Список документов, которые должны входить в личное дело сотрудника:

  • фото-3Удостоверяющий личность документ (как правило, копии паспорта – страницы о месте жительства, с личными данными и семейное положение);
  • Документы, подтверждающие наличие необходимого образования у трудящегося;
  • Заявление с прошением принять на работу;
  • Акт заключения договора обязательного медицинского страхования;
  • Документация о состоянии на воинском учете, приписное, военный билет, белый билет;
  • Свидетельство о регистрации в налоговых органах в качестве плательщика налогов;
  • Документы, подтверждающие наличие специальных прав, имеющих непосредственное отношение к выполняемой сотрудником трудовой функции (например, водительские права, свидетельство о прохождении подготовки по работе со взрывоопасными материалами и пр.);
  • Медицинская справка о прохождении полного осмотра и его результатах;
  • Трудовое соглашение, подписанное между сторонами;
  • Трудовая книжка;
  • Заполненный трудящимся при приеме на работу анкетный бланк;
  • Акт проверки сведений, предоставленных работником, службой безопасности предприятия;
  • Документ, подтверждающий отсутствие или наличия фактов привлечения работника к административной или уголовной ответственности;
  • Приказ о зачислении в штат сотрудников;
  • Заполненная должным образом налоговая декларация;
  • Приказы о переводе на другую должность в рамках одной компании;
  • Документация о присвоении званий и наград, связанных с выполнением трудовой функции;
  • Выраженные благодарности, грамоты;
  • Автобиография сотрудника и пр.

Как правило, все представленные документы предоставляются в виде заверенных копий с подтверждением оригиналов, которые возвращаются владельцу.

Исключение составляет только трудовая книга, которая в обязательном порядке хранится на предприятии (в организации) до расторжения трудового соглашения.

Кроме указанного перечня документов, хранящихся в личное деле, в него также вкладывают фотографию трудящегося. Она может вкладываться отдельно или прикрепляться к анкете.

Что не должно содержать?



Личное дело содержит документацию, несущую сведения о физическом лице как о сотруднике.

фото-4В связи с этим, в соответствующие папки не следует вкладывать лишние бланки и бумаги, не имеющие отношение к профессиональной деятельности трудящегося.

Основное требование к перечню документации, подшиваемой в указанную папку, это отсутствие сведений и бумаг, содержание которых противоречит действующему законодательству или несущих информацию о сведениях личного характера.

Если работодатель предлагает сотруднику предоставить официальную бумагу, не входящую в перечень необходимых к предоставлению при трудоустройстве документов, а также в список состава личного дела государственного служащего, трудящийся вправе не предоставлять такие документы.

В случае согласия на их предоставление, они сопровождаются оформлением письменного согласия работника.

Правила ведения и оформления

За оформление и ведение досье на работников предприятия отвечает лицо, назначенное как таковое приказом руководства компании.

Личное дело представлено набором документов, которые следует хранить в отдельной папке или файле. В обязательном порядке следует оформить обложку с нумерацией в соответствии с номенклатурой предприятия (организации), названием папки, а также ФИО трудящегося, на которого заводится дело.

Первым листом, как правило, вкладывают заполненную собственноручно работником анкету. Далее документы могут вкладываться на рассуждение оформителя, однако следует соблюдать их хронологию от более ранних к более новым.

При наличии дополнения к документу, оно хранится сразу за самим основным документом.

Все листы дела следует нумеровать. По закрытию дела, оно прошивается, описывается, скрепляется утвердительным актом и печатью организации с подписью начальства.

В одно дело запрещается вносить документацию, общий объем которой превышает 250 листов. При превышении указанного размера, папка разделяется на несколько томов, хранящихся в хронологическом порядке.

На сегодняшний день, допускается ведение досье в электронном варианте с подтверждающей резервной бумажной копией, в которую вкладывается документация, вытребованная в форме оригинала.

Как правильно оформить – порядок формирования

Оформлением досье занимается отдельный, уполномоченный приказом руководителя, работник кадровой службы или бухгалтерского отдела.

фото-5Формирование дела начинается с оформления титульного листа папки, сложения документации в

необходимом порядке, подготовке описи всей документации.

Сведения на титульный лист и в опись следует вносить внимательно, в соответствии с названиями оригиналов документов, с проставлением количества экземпляров и листов.

Все личные дела, оформленные на предприятии (в организации) следует хранить по алфавиту, что значительно упрощает поиск необходимой папки.

Как формировать титульный лист (обложку)?

Титульный лист будет являться обложкой досье. На нем следует отметить номер папки в соответствии с утвержденной номенклатурой предприятия, личные данные работника, на которого заведено дело, наименование предприятия, на котором оформлен документ, город его расположения, год начала ведения дела.

Не допускаются ошибки, помарки и исправления на титульном листе личного дела.

Скачать готовый образец заполнения

Образец титульного листа (обложки) личного дела сотрудника –  скачать в word.

Где и как должны храниться?

В связи с содержанием информации личного характера, подлежащей неразглашению, досье хранятся в недоступном посторонним лицам месте. Как правило, это сейф или отдельное специальное помещение с контролируемым доступом.

Дела подлежат долгосрочному хранению, за их сохранность отвечает уполномоченное на их ведение лицо или работники архива (после закрытия дела и передаче его в архив).

Сколько лет – сроки хранения

Досье подлежит долгосрочному хранению. Уничтожение личного дела возможно только по истечении 75 лет с момента его закрытия.

Читайте также: Что делать с личным дело после увольнения сотрудника?

Полезное видео

О перечне документов, которые приобщаются к личному делу, требованиях к оформлению и сроках хранения, подробно рассказано в данном видео:

Выводы

Досье является важным источником информации о трудящемся. Оно заводится по требованию законодателя или по решению работодателя.

Личное дело содержит важные сведения и документы, в связи с чем подлежит долгосрочному хранению.

При распространении информации о трудящемся путем доступа к досье посторонних лиц, работодатель в лице ответственного заведение и хранение дела работника, может быть подвержен применению санкций административного или уголовного характера.


Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему - напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

+7 (499) 490-27-62 - Москва - ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 603-45-17 - Санкт-Петербург - ПОЗВОНИТЬ

+8 (800) 500-27-29 доб.849 - Другие регионы - ПОЗВОНИТЬ

Это быстро и бесплатно!

Оцените статью
Азбука трудового права
Добавить комментарий