Инструкция по составлению графика отпусков Т-7 — бланк и заполненный образец для скачивания, ошибки в заполнении

Всем известно, что ежегодный оплачиваемый отдых сотрудника является его неукоснительным правом в соответствии с ТК РФ. При этом очередность ухода в него устанавливается специальным документом — графиком отпусков.

Ответственность за своевременное оформление отпускного времени подчиненного лежит на работодателе. Поэтому ежегодно нужно планировать отпускное время персонала и заполнять форму Т-7.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему - напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

+7 (499) 490-27-62 - Москва - ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 603-45-17 - Санкт-Петербург - ПОЗВОНИТЬ

+8 (800) 500-27-29 доб.849 - Другие регионы - ПОЗВОНИТЬ

Это быстро и бесплатно!



Обязателен или нет по ТК РФ?



Трудовой кодекс РФ определяет главное значение графика — фиксирование последовательности предоставления отпуска сотрудникам предприятия. Утвержденный документ исполняется как работодателем, так и подчиненными. Образец на 2019 год можно скачать здесь.

Важно! График отпусков составляется в обязательном порядке для всех юридических лиц (вне зависимости от численности штата). Его отсутствие считается несоблюдением норм КоАПа РФ.

Меры ответственности за отсутствие документа, обозначенные в статье 5.27 КоАП:

  • должностные лица несут материальную ответственность в размере от 1 до 5 тыс.руб.;
  • юридические лица могут подвергнуться санкциям от 30 до 50 тыс.руб. или приостановление хозяйственной деятельности до 90 суток.

Но категория индивидуальные предприниматели-работодатели в соответствии с письмом Роструда от 20 декабря 2011 г. №3683-6-1 могут данный документ не оформлять. Отпуск своим сотрудникам индивидуальный предприниматель оформляет в порядке, оговоренном с подчиненными. Но график отпусков не будет считаться ненужной бумагой, если его все-таки составили.

ИП также, как и остальные работодатели несет ответственность перед законом о своевременности и необходимой продолжительности предоставления сотрудникам отдыха.

Фото-2Обязателен ли данный бланк для малых предприятий?

Субъекты малого предпринимательства, которых можно отнести к микропредприятиям также могут не составлять данный документ.

По закону №348-ФЗ от 03.07.2016 малые предприятия освобождены от необходимости оформлять локальные внутренние акты, которым является график отпусков.

Однако тут есть важное условие: если микропредприятие не составляет расписания очередности отдыха, то данное условие нужно включить персонально в трудовой договор, заключенный с каждым сотрудником.

То есть работодатель в любом случае должен документально закрепить порядок предоставления отдыха — либо в графике, либо в трудовом договоре.

На самом деле, проще оформить форму Т-7 один раз в год, чем вносить дополнительные условия в трудовые договора с персоналом.

Поэтому на практике обычно малые предприятия все-таки составляют график.

Для чего нужен в организации?

Зачем организациям нужно оформлять данный бланк:

  • составления графика работодателю позволяет не «забыть» предоставить ежегодные отпуска подчиненным, а они, в свою очередь, не «забудут» ими воспользоваться;
  • устанавливается очередность отдыха специалистов с учетом наиболее оптимального замещения временно отсутствующих коллег, позволяющая обеспечить непрерывность производственного процесса;
  • планируемая последовательность ухода в отпуска сотрудников необходима для формирования фонда оплаты труда на определенный период времени и налоговых отчислений;
  • другие цели определяются индивидуально для каждого работодателя.

Можно ли отказаться?



Фото-3Отказаться от составления ежегодного расписания могут только:

  • микропредприятия, предусмотрев порядок и сроки предоставления отдыха в трудовых договорах;
  • физические лица — работодатели.

Все прочие организации, использующие наемный труд, обязаны каждый год распределять уход персонала в очередной отпуск. Работник должен знать, когда он сможет отдохнуть.

Важно! Планировать отдых сотрудников — это прямая обязанность работодателей и отказаться от этого они не могут.

Когда должен быть составлен на следующий год?

Для средних и крупных организаций составление графика отпусков процедура длительная. Перед его составлением требуется начальникам отделов собрать информацию со своих подчиненных, а затем все данные передать кадровому специалисту. Только после этого кадровик формирует итоговую таблицу.

Предельная дата составления графика отпусков прописана в действующем законодательстве — не позднее 2-х недель до наступления нового календарного года.

Срок составления графика на 2019 год — 15.12.2018 г. или раньше. Так как 16 и 17 число декабря 2018 г. выпали на выходные дни, последняя дата составления документа — пятница 15 число (пятидневная рабочая неделя). Не утвердив график в положенные сроки, работодатель обрекает себя на наложение финансовых санкций.

Как сделать расписание — пошаговые действия

Пошаговый порядок составления графика следующий:

  1. Проведение опроса сотрудников.
  2. Планирование отпускных дат с учетом пожеланий персонала и возможностей компании.
  3. Заполнение формы Т-7.
  4. Согласование с профкомом и составление мотивированного мнения.
  5. Утверждение директором.
  6. Проведение ознакомления с работниками, например, с помощью сбора подписей на отдельном листе.

Фото-4Мнение работников при составлении расписания учитывается обязательно.

Также оцениваются прошлые года, в какое время предоставлялся отпуск.

Анализируются рабочие возможности организации, процесс труда не должен прерываться или замедляться.

По факту оценки совокупности всех факторов готовится график.

Какую форму использовать?

Еще совсем недавно все предприятия оформляли график по одной унифицированной форме Т–7.

Сейчас применять для составления расписания отпусков работников только утвержденный бланк необязательно.

Важно! Кадровый специалист может разработать и заполнить свой бланк с таким же названием и предназначением.

На практике чаще не изобретают велосипед, а используют привычный бланк Т-7.

Как правильно заполнить по Трудовому кодексу РФ?

Заполнение графика (по форме Т-7) начинается с обозначением полного названия юридического лица или ФИО индивидуального предпринимателя. Справа, в углу располагается ячейка для заполнения кода ОКПО, присвоенный компании по справочнику.

При наличии профсоюзной организации в левой части бланка указываются реквизиты документа, выражающее мнение данного органа. Образец мотивированного мнения при согласовании графика с профсоюзом можно скачать здесь.

Затем вписывается номер документа и дата его составления. Рядом прописывается период действия расписания отпусков (год).

График утверждается главой компании или ИП. В правой части листа проставляется автограф руководителя, его должность, расшифровка подписи, а также дата утверждения графика (не позднее установленного срока).

Унифицированная форма представлена в виде таблицы, в которой 10 граф. Заполнять на начальном этапе оформления нужно не всю таблицу, а лишь ее первые 6 граф. 7 столбец заполняется по факту ухода в отпуск, 8 и 9 используется для внесения изменений, 10 — для примечаний и пояснений.

Фото-5Оформление данной таблицы по правилам нормативно-правовой базы следующее:

  • 1 — подразделение, где сотрудник осуществляет трудовую деятельность;
  • 2 — название должности в соответствии со штатным расписанием;
  • 3,4 — ФИО работника и его табельный номер;
  • 5 — общая продолжительность отпуска, на которую может рассчитывать специалист;
  • 6 — предполагаемая дата выхода в отпуск, в этом поле пишут тот день, когда должен начаться отдых сотрудника с учетом проведенного предварительного анализа;
  • 7 — реальный день оформления работнику отдыха, проставляется на основании заполненного приказа Т-6;
  • 8 — заполняется при необходимости переноса отпуска, указываются реквизиты соответствующего приказа;
  • 9 — дата согласованного начала перенесенного отдыха;
  • 10 — графа предназначена для записывания примечаний о переносе отдыха, отзыве или иной подобной информации.

В 10 графе также проставляются личные ознакомительные подписи сотрудников и дата прочтения документа. Роспись, подтверждающая ознакомление с документом еще может быть оформлена в отдельном документе — листе ознакомления.

В бланк вносятся все те лица, которые работают в организации на текущий момент, при этом не отражают декретниц и работающих по договорах ГПХ.

Если в течение года, на который составлен документ, приняты новые сотрудники, то можно либо составить на них дополнение, либо нигде не отражать дату их отдыха, предоставив его по заявлению работника.

Кто подписывает заполненный бланк:

  • руководитель кадровой службы;
  • директор предприятия;
  • все сотрудники, если в листе предусмотрена графа в таблице для ознакомления работников с датами начала ежегодного отпуска.

Всегда ли должны сотрудники расписаться в форме Т-7? Нет, не обязательно собирать подписи в самом графике, можно подготовить отдельный лист ознакомления.

Нужно ли ставить печать на графике? Печать на внутренние документы предприятия не ставится, а график отпусков относится к локальным бумагам предприятия.

По общим правилам печать служит дополнительным подтверждением полномочий лица, подписавшего бланк, для внешних контрагентов. Реквизит печати не содержится на унифицированном бланке Т-7.

Если же работодатель применяет собственную форму, то он вправе предусмотреть на ней печать.

Как выглядит типовой бланк графика можно посмотреть ниже, также предоставлена возможность бесплатно скачать актуальную форму в формате excel.

Скачать бланк действующей формы Т-7



Ниже представлена в формате excel типовая форма Т-7, которую можно использовать для составления графика. Допускается скорректировать данный бланк по своему усмотрению или разработать свой.

Если используется собственная форма, то ее нужно закрепить в учетной политике.

Скачать бесплатно бланк графика форма Т-7 в excel — ссылка.

Образец заполнения на 2019 год

Ниже предлагаем скачать заполненный пример составления графика на следующий год по унифицированной форме Т-7.

Скачать заполненный образец расписания предоставления очередных оплачиваемых отпусков — excel.

Фото-6

Сколько лет и где хранится в организации?

Фото-7Документы, связанные с организацией трудовой деятельности сотрудников, обязательно хранятся на предприятии.

Срок хранения в соответствии с 693 пунктом Перечня архивных документов составляет 1 год после завершения своего действия.

Следуя нормам перечня, датой начала исчисления хранения документации считается 1 января года, следующего за годом отображенном в документе.

Важно! График, заполненный на 2019 год, можно будет уничтожить не раньше 01.01.2020 г. Необходимо иметь его в наличии весь 2019 год.

Документ с личными сведениями подчиненных должен хранится:

  • в металлических или мебельных шкафах, ящиках, которые закрываются на ключ;
  • на полках специальных помещений с ограниченным доступом для третьих лиц.

Уничтожение осуществляется путем составления акта с описью документов с истекшим сроком хранения.

Процесс ликвидации бумаг происходит сжиганием или разрезанием в шредере, чтобы документ, содержащий персональные данные сотрудников не попал во внимание к третьим лицам.

Типичные ошибки при оформлении

Наиболее часто встречающиеся ошибки в составлении графика отпусков при проведении проверки контролирующими органами:

  1. График утвержден в более поздние сроки. Трудовым кодексом четко обозначены временные пределы утверждения документы — за 2 недели до наступления следующего года. Следовательно, если срок выпадает на выходные дни, то день утверждения расписания отпусков нужно перенести на предшествующий рабочий день. Разработкой проекта документа можно начать заниматься еще с осени.
  2. Использование свободного, а не унифицированного бланка. Тем не менее ФЗ-402 не запрещает вносить корректировки в унифицированные формы. Но бланк Т-7 включает в себя все нужные данные и что-либо менять нет смысла. Постановлением Госкомстата России под номером 1 от 5 января 2001 г. сказано о приведении к общему стандарту учетной документации по труду и его оплате.
  3. Фото-8В графике фиксируется только месяц, в котором работник предположительно выйдет в отпуск. В Трудовом кодексе (статья 123) указывается, что подчиненный должен быть уведомлен за 2 недели до начала отдыха. Границы четко обозначены законодателем, а время выхода в отпуск нет. Когда же его нужно уведомлять без фиксирования конкретной даты начала? Таким образом, необходимо указывать конкретную дату начала отпуска при составлении плановых показателей.
  4. При заполнении применяются сокращения. На деле зачастую встречаются ситуации, когда должность начальника сокращается или вовсе пишется не полностью, вместо руководителя того или иного подразделения пишут начальник отдела, вместо генерального директора пишется просто директор, ведущий специалист сокращается до «вед.специалист». На первый взгляд замечания несущественные, но при возникновении спорных ситуаций даже малейшие недочеты могут оказаться очень весомыми.

Важно! Все должности трудящихся должны указываться в соответствии со штатным расписанием организации.

  1. В графике указывается только основной отпуск (на 28 календарных дней). Ошибка очень значительная. Некоторым категориям сотрудников положен еще и дополнительный отпуск, ежегодные выходные дни, оплачивающиеся за ненормированный рабочий день. Очень внимательно надо отнестись к наличию возможных льгот у трудящихся, указанных в локальных актах предприятия или других документах. Какие-то моменты следует уточнить у коллеги, все льготы должны быть подтверждены документально.
  2. В расписании указаны выходные дни, которые не имеют отношения к оплачиваемому отдыху. К примеру, обозначен период отпуска без оплаты или по уходу за ребенком до 1,5 лет. Их в график лучше не включать.
  3. Неправильная длительность отпуска. Например, за ненормированный день полагается минимальный отпуск продолжительностью 3 дня, в графике должен указываться отдых на 31 календарный день: 28 — основной отпуск, 3 — дополнительный, при условии, что трудящийся имеет отношение к необходимой категории работников.
  4. Неверное разделение отпуска. Это нарушение очень часто встречается на практике. Одна часть отдыха не может быть меньше 14 дней (ст.125 Трудового кодекса). Остальные дни фиксируются при согласовании с работником. Процедура согласования четко не обозначена, она закрепляется во внутренней документации отдельного предприятия. Во избежание недопониманий с сотрудником, дополнительно можно составить соглашение о разделении отпуска.
  5. Несоблюдение утвержденного плана ухода в отпуск. Проблема большинства компаний. Очень часто находятся веские причины для переноса отпуска на следующий год. Но график соблюдать необходимо. Переносить сотруднику отпуск никто не запрещает, но работодатель может отказать в данном действии. При составлении расписания обе стороны выразили согласие по поводу начала отпуска, договоренность должна соблюдаться.

Полезное видео

Важные правила составления графика на 2019 год, порядок его согласования, утверждения и изменения смотрите в видео:

График отпусков — важный документ. ежегодно составляемый каждым работодателем. Каждый работающий в организации по трудовому договору должен быть включен в расписание, за исключением декретников.

Для оформления рекомендуется использовать типовой бланк Т-7, однако закон не запрещает разработать свой образец, учитывающий особенности компании и необходимые потребности. Подготовить, согласовать и утвердить расписание нужно не позже, чем за 2 недели до следующего года.

При необходимости может быть подготовлена выписка из графика для предъявления в различные структуры или внутреннего использования в других подразделениях.


Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему - напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

+7 (499) 490-27-62 - Москва - ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 603-45-17 - Санкт-Петербург - ПОЗВОНИТЬ

+8 (800) 500-27-29 доб.849 - Другие регионы - ПОЗВОНИТЬ

Это быстро и бесплатно!

Оцените статью
Азбука трудового права
Добавить комментарий

  1. Татьяна

    У меня по графику отпуск в марте. Я написала заявление заранее за три недели. Мой начальник отдела отказывается отпускать меня в отпуск: не подписывает мое заявление, ссылаясь на то, что сейчас много работы. График отпусков с ним согласовывался и на момент его составления он был не против. Что делать в такой ситуации?

    Ответить
    1. Леонтьева Ольга автор

      Требовать отпуск в соответствии с графиком. Не имеют права отказать — это нарушение ТК РФ. При отказе пригрозите, что пожалуетесь в трудовую инспекцию. Закон на вашей стороне, вряд ли работодателю нужны лишние проверки и проблемы.

      Ответить