Порядок и правила оформления командировки и пошаговая инструкция, которая поможет отправить работника, и документы



 

В случае появления определенных обстоятельств работник может быть отправлен в командировку.

Данное мероприятие подразумевает собой поездку трудящегося в регион, удаленный от основного места работы. Каждая командировка имеет определенную цель и задачи.

Поездки указанного типа могут быть нескольких видов – плановыми, внеплановыми, краткосрочными, продолжительными.

В них может отправиться как один, так и группа сотрудников.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему - напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

+7 (812) 467-43-31 - Санкт-Петербург - ПОЗВОНИТЬ
+7 (800) 511-52-74 - Другие регионы - ПОЗВОНИТЬ
Это быстро и бесплатно!

Местность, в которую работодатель посылает трудящегося, может находиться как в пределах РФ, так и заграницей.

Вне зависимости от особенностей и вида мероприятия, каждое из них требует соответствующего документального оформления и определенной тактики действий обеих сторон трудовых отношений.

Как отправить работника в служебную поездку – правила и пошаговая инструкция



Прежде чем запустить процесс отправки работника в командировку, руководитель предприятия должен убедиться, что выбранного специалиста можно направить в поездку.

Выделяют несколько категорий трудящихся граждан, которых нельзя отправить в командировку. Среди таковых нужно выделить следующих сотрудников:

  • девушек,ожидающих рождения ребенка;
  • несовершеннолетних(за исключением работников, деятельность которых связана с творчеством –актеров, певцов, журналистов и т.п.);
  • граждан,работающих по ученическому контракту.
Также важно учитывать, что некоторых работников отправить в поездку можно только после получения их согласия.

К таковым относятся:

  • девушки,имеющие детей, не достигших возраста 3-х лет;
  • родители детей-инвалидов;
  • одинокие родители детей, не достигших возраста 5-ти лет;
  • работники,осуществляющие медицинский уход за членами своей семьи;
  • работники,имеющие инвалидность;
  • родитель,являющийся единственным законным представителем ребенка, не достигшего возраста 3-х лет.
фото-2

Только убедившись в том, что согласно ТК РФ,выбранный сотрудник может быть отправлен в служебную командировку, работодатель может запустить процесс ее оформления. 

Для этого ему необходимо придерживаться определенной последовательности действий.

Пошаговая инструкция для кадровика, которая поможет правильно оформить служебную командировку работника:

Документ может быть оформлен в соответствии с унифицированной формой Т-9 или Т-9а (если в командировку отправляется группа лиц). В приказ вносятся данные о трудящемся, работодателе и деталях поездки.

Перед отправлением сотрудник получает деньги, предназначение которых – оплата жилья, проезда и прочих необходимых расходов.

Кроме этого работник получает суточные. Размер выплат определяется с учетом особенностей поездки — подробности здесь.

С недавнего времени документ указанного типа перестал быть обязательным, поэтому каждая компания вправе сама принимать решение о необходимости их ведения.

Следует учесть, что данный момент должен быть отражен в нормативной локальной документации компании.

Ситуация обстоит так же, как и с командировочными удостоверениями. Все зависит от того, оформляются эти бумаги,или нет.

  • Шаг 5. Оформление и сдача работником авансового отчета.

Для выполнения этого действия командировочному сотруднику дается 3 дня, отсчет которых начинается с момента его возвращения из поездки.

Отчет заполняется по унифицированной форме АО-1.

К отчету в обязательном порядке прилагаются документы, подтверждающие расходы, оплаченные в командировке – билеты, чеки и т.д.
  • Шаг 6. Возвращение в кассу оставшихся денежных средств.

Этот шаг осуществляется в том случае, если он имеет смысл. Другими словами, если у сотрудника остались неизрасходованные деньги, выданные ему работодателем.

Если таковые есть, оформляется приходный кассовый ордер. По договоренности с работодателем данная сумма может удерживаться из заработной платы работника.

  • Шаг 7. Возмещение перерасходованных денежных средств.

Действие, полностью противоположное предыдущему. В зависимости от ситуации выполняется одно из них.

Как оформить командировку директора?

Какие документы нужно оформить сотруднику – документальный порядок




фото-3

В настоящее время в обязательном порядке должны оформляться всего 2 документа:

  • Приказ. 
  • Основная бумага, на основании которой сотрудник отправляется в поездку. В нем указываются подробности мероприятия:
    • данные о работодателе;
    • данные о сотруднике;
    • данные о месте командировки;
    • продолжительность и дата поездки;
    • цель, для достижения которой работник и оправляется в командировку.

В приказе ставят личные подписи руководитель организации и командированный сотрудник.

Наличие подписи последнего означает согласие работниками с данными, отраженными в документе.

  • Авансовый отчет.

Оформляется документ по унифицированной форме АО-1.

Изначально необходимые сведения в документ вносит работник, а после сдачи отчета в компанию-работодателя, незаполненные поля заполняются специалистами бухгалтерии.

Некоторые документы с недавнего времени оформляются по решению руководства.

Командировочные документы, которые не обязательны для оформления:

  • Командировочное удостоверение.

В нем свои отметки ставит компания, принимающая командированного сотрудника.

  • Служебное задание — образец.

Содержит в себе информацию о задачах, которые необходимо выполнить сотруднику во время нахождения в поездке.

  • Отчет о выполненных задачах.

Заполняется специалистом по возвращении из командировки.

В нем регистрируются данные о сотрудниках, отправленных в командировку.

Оформляется в том случае, если работник отправляется в поездку на личном транспортном средстве.

Читайте также об особенностях оформления однодневных командировок — ссылка.

Полезное видео



О порядке и правилах оформления командировки сотрудника, подробно рассказано в данном видео:

Выводы

Каждая командировка, вне зависимости от ее вида и длительности, должна быть оформлена соответствующим образом.

В обязательном порядке всегда оформляется приказ работодателя и авансовый отчет, заполняемый работником и бухгалтером.

Перед оформлением приказа работодатель должен убедиться, что сотрудника можно отправить в поездку, потому как некоторые категории трудящихся граждан нельзя направлять в поездку.

Только после этого он может приступить к остальным шагам оформления данной процедуры.


Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему - напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

+7 (499) 938-43-28 - Москва - ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 467-435-31 - Санкт-Петербург - ПОЗВОНИТЬ

+7 (800) 511-52-74 - Другие регионы - ПОЗВОНИТЬ

Это быстро и бесплатно!

Оцените статью
Азбука трудового права
Добавить комментарий