Правила оформления командировки на личном автомобиле – списание ГСМ, документы, оплата расходов на транспорт



 

При появлении необходимости работодатель может отправить сотрудника в командировку.

Данное мероприятие представляет собой поездку в другую местность с целью решения определенных производственных задач.

Расходы, потраченные работником на транспорт, проживание и т.д., должны быть возмещены работодателем в полном размере.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему - напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

+7 (812) 467-43-31 - Санкт-Петербург - ПОЗВОНИТЬ
+7 (800) 511-52-74 - Другие регионы - ПОЗВОНИТЬ
Это быстро и бесплатно!

Это условие регламентировано 167 статьей ТК РФ.

В ходе обсуждения деталей командировки с руководителем, трудящийся может выбрать наиболее подходящий вид транспорта, на котором он отправится в поездку.

188 статья ТК РФ допускает, что таковым может быть личный автомобиль специалиста.

Оформление поездке на своем транспорте



Любая командировка требует соответствующего оформления, вне зависимости от того, в какую местность отправляется трудящийся.

Если поездка работника подразумевает передвижение на личном транспортном средстве, обеим сторонам трудовых отношений важно позаботиться о грамотном оформлении данного мероприятия.

Главным документом, издание которого запускает процесс оформления командировки, является приказ работодателя.

В нем руководитель отражает необходимость отправки сотрудника в поездку.

Для его составления можно воспользоваться унифицированной формой Т-9 или собственным образцом, разработанным в компании.

В приказе обязательно отражается момент,касающийся использования для передвижения личного транспорта, а также технология возмещения соответствующих расходов.

Данная структура в каждом случае определяется индивидуально, но в стандартной ситуации включает в себя следующие пункты:

  • амортизация автомобиля;
  • денежные средства, потраченные на оплату ГСМ;
  • техническое обслуживание транспортного средства;
  • внеплановые ремонтные работы (в случае возникновения необходимости).
фото-2

Стандартной информацией, обязательной для отражения в приказе, являются следующие данные:

  • название организации-работодателя;
  • дата издания распоряжения;
  • номер документа;
  • инициалы сотрудника, его должность и другие контактные данные;
  • сведения о месте командировки;
  • цель поездки;
  • продолжительность мероприятия;
  • подписи ответственных лиц – руководителя предприятия и сотрудника.

Кроме распоряжения может оформляться служебная записка. Следует учитывать, что она не выступает в качестве документального подтверждения факта отправки сотрудника в командировку на личном автомобиле.

В текущем году необязательными к оформлению являются следующие бумаги:

  • служебное задание;
  • командировочное удостоверение;
  • отчет о командировке.

Перечисленные документы заполняются при условии,что необходимость их оформления отражена в нормативных актах, разработанныхкомпанией.

Основным документов, оформляемым при отправке в командировку на личном транспортном средстве, считается путевой лист.

Для его заполнения предусмотрена унифицированная форма №78. Допускается использование образца,разработанного руководством. В таком случае в путевом листе обязательно указываются реквизиты, утвержденные приказом Минтранса РФ №152.

В документации отражается следующая информация:

  • наименование бумаги;
  • реквизиты путевого листа — номер и т.п.;
  • период действия документа;
  • информация о водителе. Если транспортное средство принадлежит другому лицу, сведения о нем также указываются в этом пункте – инициалы, паспортные данные;
  • информация об автомобиле – реквизиты паспорта ТС, государственный номер.

По возвращению из поездки работник предоставляет руководителю или специалистам отдела бухгалтерии авансовый отчет.

В нем уже должна быть заполнена часть, ответственным за заполнение которой является трудящийся. Остальные данные в документ вносит бухгалтер. На предоставление отчета сотруднику дается 3 дня.

Порядок оплаты расходов на такси.

Как оплачиваются расходы сотрудника?




фото-3

В соответствии со 168 статьей ТК РФ, а также Постановлением Правительства РФ №749, командированный сотрудник вправе претендовать на возмещение денежных средств, потраченных на следующие цели:

  • оплату проезда в обе стороны;
  • аренду жилья;
  • другие расходы, определенные руководством.

Для того чтобы работодатель возместил специалисту оплату проезда на личном автомобиле, командированный сотрудник должен предоставить:

  • путевой лист;
  • служебную записку;
  • документы, подтверждающие расходы на покупку топлива для заправки транспортного средства.

Оплата расходов производится привычным образом – путем наличного или безналичного расчета.

Трудовым Законодательством РФ не запрещено выплачивать денежные средства, предназначенные для оплаты транспортных расходов, до отправки сотрудника в командировку.

Такое возможно по договоренности между работодателем и подчиненным.

Какие документы нужно оформить для списания ГСМ?



При возмещении денежных средств, потраченных работником на заправку личного автомобиля, учитывается информация, отраженная в Распоряжении Министерства транспорта РФ №АМ-23-р. В нормативном акте указаны нормы расхода топлива.

Для получения компенсации трудящийся должен предоставить руководству такие документы:

  • заполненный соответствующим образом путевой лист;
  • ксерокопия ПТС транспортного средства, использованного в поездке;
  • чеки с АЗС, подтверждающие расходы на оплату топлива;
  • авансовый отчет;
  • служебная записка.

При нахождении в поездке у командированного сотрудника могут возникнуть непредвиденные обстоятельства, к примеру, поломка автомобиля, требующая срочного исправления. 

В таком случае к списку документов,указанному выше, необходимо приложить отчетные бумаги – чеки на покупку запчастей или оплату ремонта ТС.

Полный перечень документов, которые способы подтвердить расходы в командировке, представлен здесь.

Выводы

На основании 188 статьи ТК РФ, трудящийся вправе отправиться в командировку на личном автомобиле.

В такой ситуации ему необходимо в обязательном порядке подготовить путевой лист и чеки,подтверждающие расходы на оплату и срочный ремонт (при необходимости)транспорта.

Технология компенсирования расходов должна отражаться в приказе о командировке.

При возмещении денежных средств за оплату ГСМ в учет берется информация из Распоряжения Минтранспорта РФ №АМ-23-р.


Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему - напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

+7 (499) 938-43-28 - Москва - ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 467-435-31 - Санкт-Петербург - ПОЗВОНИТЬ

+7 (800) 511-52-74 - Другие регионы - ПОЗВОНИТЬ

Это быстро и бесплатно!

Оцените статью
Азбука трудового права
Добавить комментарий