Причины и правила продления командировки сотрудника. Как оформить документы – образец приказа и служебной записки

Часто работодатели направляют сотрудников в командировку.

Оформить такую процедуру несложно.

Однако иногда возникает необходимость в увеличении срок поездки.

Как это правильно сделать и какие документы нужно оформить?

Причины увеличения срока

Не всегда получается исполнить поставленные задачи за время служебной поездки. Кроме этого, есть еще много причин для продления ее срока. Условно их можно поделить на группы:

  • По производственной необходимости. Когда сотрудник не успевает выполнить поставленную задачу за время.
  • По личным причинам. Здесь есть только один вариант — мирно договориться с работодателем.
  • При возникновении транспортных проблем. К примеру, задержка рейса или отсутствие билетов. Такие обстоятельства вынужденные, работодателю придется продлить командировку и выплатить дополнительные суточные.
  • Болезнь командированного сотрудника. К примеру, если вернуться нет возможности. На практике, при заболевании сотрудника в большинстве случаев командировка прерывается, и работника возвращают домой. Однако продление срока поездки не исключено.
  • Форс-мажорные обстоятельства. Это может быть пожар, ДТП и т. п.

Работодатель должен продлить срок командировки сотрудника документально. Иначе могут возникнуть проблемы.

Как оформить?

фото-2Для увеличения срока должны оформляться обязательные документы.

Первое, что нужно сделать, это обеспечить документальное основание продления.

После этого работодатель издает приказ и переводит командировочные суммы за дни продления.

Не всегда работник может предоставить документальное основание на продление, так как причины разные.

Если, к примеру, работник не смог выполнить задачу, работодателю предоставляется служебная записка.

При увеличении срока по причине болезни, подтверждающим документом является листок нетрудоспособности.

Без согласия сотрудника

Когда продление командировки — инициатива работодателя, не обязательно согласие работника. Он обязан подчиниться воле руководителя.

Если у работника нет уважительных причин на отказ от продления, на него могут наложить штрафные санкции.

Это может быть выговор, в редких случаях даже увольнение.

Сотрудники, для которых увеличение срока командировки не может проводиться по инициативе работодателя:

  • женщина с ребенком до 3 лет;
  • родитель, воспитывающий ребенка до 5 лет один;
  • законные представители детей-инвалидов;
  • сотрудники, оказывающие уход за больным членом семейства.

Перечисленные сотрудники могут направляться в поездку с их согласия, поэтому, прежде чем продлить служебную поездку перечисленным сотрудникам, сначала требуется заручиться их согласием.

Для оформления рекомендуется порядок действий:

  • Работник подает на имя руководителя служебную записку с просьбой продлить поездку. Здесь требуется обозначить четкую причину. Если продление поездки — инициатива работодателя, он направляет работнику соответствующее уведомление.
  • Следующим этапом составляется приказ. Он направляется на ознакомление сотруднику.
  • Совершается доплата за продленную командировку.

Образец служебной записки

фото-3Закон не устанавливает специальной формы служебной записки.

Однако так как она прикладывается к приказу, бланк носит официальный характер и содержит обязательные пункты:

  • на чье имя пишется;
  • от кого написан;
  • название документа;
  • текст содержит описание причин продления командировки, а также число дней, на которое требуется продлить поездку;
  • должность, подпись и расшифровка;
  • дата составления записки.

Ошибки, описки и опечатки не допускаются. Документ можно написать от руки или напечатать на компьютере. Обычно используют белый лист формата А-4.

На служебной записке обязательно должна быть виза руководителя об отсутствии возражений.

После согласования с руководством документ передается в отдел кадров для издания приказа.

Пример приказа

Специальной формы приказа о продлении командировки законом не предусмотрено. Однако документ должен соответствовать всем правилам делопроизводства. Он печатается на белом листе бумаге формата А-4.

Приказ должен содержать обязательные пункты:

  • название компании;
  • наименование документа;
  • о чем документ;
  • дата и номер издания;
  • в связи с чем издан приказ;
  • распоряжение о продлении командировки;
  • распоряжение ответственному лицу об исполнении приказа;
  • должность, Ф.И.О., расшифровка директора;
  • виза, ознакомления с приказом сотрудника.

Если работник отказывается ознакомиться с приказом, составляется акт об отказе.

Скачать образец оформления приказа о продлении командировки – ссылка.

Так выглядит образец:

фото-4

Ошибки и описки не допускаются, они сделают документ недействительным.

Зачастую внутренние приказы оформляются на фирменном бланке компании, поэтому название компании не прописывается вручную.

После подписания приказа руководителем, копия передается в бухгалтерию. Оригинал (вместе со служебной запиской) хранится вместе со всей распорядительной документацией.

Выводы

По представленной теме можно сделать ряд выводов:

  • Существует множество причин продления командировки: личные, производственные, форс-мажорные и т. п.
  • Нельзя продлить срок по инициативе работодателя, если сотрудник по закону вправе отказаться от этого.
  • Для продления требуется служебная записка от работника.
  • На основании служебной записки издается приказ.
  • Законом не утверждена форма служебной записки и приказа. Они оформляются в свободном виде.
  • На основании приказа работодатель делает доплату командировочных сумм работнику.
Оцените статью
Азбука трудового права
Добавить комментарий